CAJA MENOR

1). QUE ES LA CAJA MENOR?

FONDO CAJA MENOR

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.

REEMBOLSO DE CAJA MENOR Y SU CONTABILIZACIÓN

Al contabilizar la constitución del fondo fijo de caja menor se debita cajas (cajas menores) y se acredita bancos. 

Con sujeción a lo dispuesto por Gerencia General los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del gasto y no se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.

Cuando se haya gastado hasta el 70% de uno cualquiera de los rubros autorizados, o cuando hayan transcurrido tres meses de constituido el fondo de caja menor o de haber tramitado el último reembolso, previo arqueo de la caja menor, se debe presentar a la Gerencia Administrativa y Financiera, una relación totalizada de los gastos efectuados, clasificados por rubros del PUC, para su correspondiente trámite de reembolso y registro , acompañada de la comunicación de reconocimiento de gastos.

Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cierre de vigencia, cambio de responsable del manejo o cancelación de la misma, se debe realizar un arqueo físico por parte de los funcionarios que para tal efecto designe la Gerencia Administrativa y Financiera con el fin de garantizar que se efectúe el arqueo, el responsable del manejo de la caja menor deberá coordinar lo pertinente con la Gerencia Administrativa y Financiera

Adicionalmente en el evento en que la Dirección Financiera al momento de tramitar la legalización de la caja menor, detecte que no existe saldo disponible en uno de los conceptos del gasto, debe gestionar la correspondiente adición.

En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1. Que los gastos estén agrupados por rubros del Puc , bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.
2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.
3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.
4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso.
5. Que se haya expedido la comunicación de reconocimiento del gasto.
6. Que se haya dado ingreso al Almacén, de los elementos comprados.

 Aumento de caja menor: el mismo registro se elabora cuando la gerencia decide aumentar el fondo fijo de caja menor por insuficiencia para cubrir los gastos menores en un período dado. Cancelación de la caja menor: cuando se cancela el fondo fijo, el efectivo se lleva nuevamente a la cuenta Caja general. Es costumbre cancelar el fondo al finalizar el ejercicio para no dejar ningún gasto pendiente de legalizar que pueda afectar la vigencia contable siguiente.

 Disminución de la caja menor: cuando se disminuye el saldo de caja menor se hace el mismo asiento de contabilidad anterior dada la situación de inutilidad o por restricciones del gasto.Libro auxiliar de caja menor: se registra con todos los recibos o documentos equivalente y por todos los conceptos que se aplican los dineros del fondo fijo de Caja menor pero sin constituir registros de diario que afecten la contabilidad, como acostumbran algunos, sino que se lleva un libro de caja menor para controlar el saldo y se pueda verificar en cualquier momento y también para elaborar sobre él la relación de reembolso de caja menor:Los registros en el libro de caja menor no se hacen con el comprobante de diario como en los otros libros auxiliares, pues éste se elabora con los respectivos recibos de pago porque solamente cumple funciones de control 

2).COMO SE CONSTITUYE LA CAJA MENOR?

La Caja Menor se constituye para cada vigencia fiscal mediante acto administrativo suscrito por el Jefe de la Administración en el cual se indica claramente la finalidad y clase de gastos que se puede cubrir con estos dineros.

Los desembolso individuales que se produzcan, no podrán exceder del diez por ciento (10%) del valor total autorizado por la Caja menor.

El manejo de los dineros se hará a través de una cuenta corriente o en efectivo dependiendo de la cuantía autorizada y estará bajo la responsabilidad de un funcionario debidamente facultado y afianzado, quien debe ser funcionario diferente al tesorero.

La Caja menor funcionará contable mente como un fondo fijo.

 No se podrán realizar con fondos de la caja menor las siguientes operaciones:

×     Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en los Bienes muebles  en bodega.

×     Fraccionar compras de un mismo elemento o artículo.

×     Realizar desembolso con destino a dependencias distintas de la administración municipal.

×     Efectuar cualquier pago por concepto de contratos, que de conformidad con el artículo 39 de la Ley    80 de 1993 deben constar por escrito.

×     Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la       ley sobre nómina, cesantías y pensiones.

×     Cambiar cheques o efectuar prestamos.

Los requisitos para girar los dineros a la Caja menor son los siguientes:

Que exista un acto administrativo expedido por el Alcalde, mediante el cual se constituye la Caja menor.

Que el funcionario responsable de su administración haya constituido la póliza de manejo que ampare el monto total de la Caja menor y que esté debidamente aprobada.

El cheque será girado al responsable de la Caja menor, quien firmará el comprobante de egreso.

Para la realización de los gastos se exigirá el cumplimiento de los siguientes requisitos:

Que los gastos estén agrupados por artículos presupuestales, tanto en el comprobante de pago como en la relación anexa y que corresponda a los autorizados en el acto administrativo de creación.

Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número de documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

Que la fecha del comprobante de gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

Que el gasto se haya efectuado habiéndose constituido la caja menor y existiendo la disponibilidad de fondos en la misma.

Que se hayan efectuado los descuentos de ley a cada uno de los gastos efectuados como retención en la fuente, estampillas, etc.

Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto por parte del Jefe de la Administración.

La legalización definitiva de la Caja menor, constituida durante el año, se hará antes del 28 de diciembre, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responderá fiscal y pecuniariamente por el cumplimiento de su legalización oportuna y del manejo de los dineros que se encuentren a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiere lugar.

Para el reembolso de la caja menor, cuando se haya consumido más de un 70% del monto total autorizado sin exceder el monto previsto para la misma, se hará el reembolso de la cuantía de los gastos realizados.

Los responsables de las cajas menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a las oficinas de Auditoría o Control Interno”.

Adicionalmente, las cajas menores son un mecanismo o unidad de manejo de dineros que deben ser utilizados para sufragar gastos identificados y definidos previamente en los conceptos del presupuesto de la entidad descentralizada, los cuales deben tener el carácter de urgentes e imprescindibles; por lo tanto, en la reglamentación correspondiente se debe establecer que gastos que se pueden realizar, los cuales deben estar previstos en el presupuesto.

Por lo tanto, dentro de la autonomía que le establece el artículo 287 de la Constitución Política a las entidades territoriales para el manejo de sus recursos, son estas entidades las directamente responsables de establecer si ameritan constituir y reglamentar cajas menores para el manejo de algunos de sus recursos, dentro de lo cual se debería señalar, qué dependencias deben tener asignado el manejo de caja menor, responsables, cuantía de cada una de ellas, destinación, prohibiciones, apertura de libros, requisitos para el primer giro, legalización, reembolsos, cancelación de la caja menor y los mecanismos de administración de estos dineros (cuenta corriente, cuentas de ahorro o efectivo), así mismo, el ordenador del gasto deberá constituir las fianzas y garantías que se consideren necesarias para proteger estos recursos públicos, etc.; así mismo, el término avances se debe utilizar para identificar los valores que son entregados a los servidores públicos para viáticos y gastos de viaje, siendo los entes territoriales, los responsables de definir los valores, forma de pago y procedimientos para su legalización. […]”

3). LEGALIZACIÓN DE LA CAJA MENOR

·1    Las Resoluciones expedidas por la Rectoría por medio de          las cuales se crean las Cajas Menores.

·2   El Estatuto Tributario, en todo lo relacionado con la clasificación  de los bienes y servicios grabados, así como la determinación de la calidad del contribuyente.

·3   El Manual de Impuesto a las Ventas y timbres

·4   El Manual de Retención en la Fuente

·5   Demás normas concordantes y complementarias.

La ley 80 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios. Contratación administrativa pública.  El Estatuto Tributario, en especial lo relacionado con la clasificación de los contribuyentes, sus obligaciones tributarias, su responsabilidad sobre el impuesto al valor agregado IVA, la aplicación del procedimiento de retención en la fuente y la obligación de exigir la inscripción tributaria en el RUT. c) Resolución anual del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería por la cual se realiza la apertura de las cajas menores del COPNIA y sus Seccionales. d) Las demás normas concordantes y complementarias de la materia, en especial las relacionadas con la aplicación de los principios de eficiencia, economía y transparencia, y la política de austeridad del gasto público.